常德市财政局常德市档案局关于印发《常德市政府采购档案管理暂行办法》的通知

各区县市财政局、档案局，常德经济技术开发区、柳叶湖旅游度假区、西湖管理区、西洞庭管理区财政局、市直各单位，有关集中采购机构，各社会采购代理机构：

　　为加强政府采购档案管理，有效保护和利用政府采购档案资源，我们制定了《常德市政府采购档案管理暂行办法》，现印发给你们，请遵照执行。

　　常德市财政局 常德市档案局

　　                          2014年8月8日

常德市政府采购档案管理暂行办法

第一章　总则

　　第一条　为加强政府采购档案管理，有效保护和利用政府采购档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合我市实际，制定本办法。

　　第二条　本办法适用于各级采购单位及其委托的集中采购机构、具有政府采购业务代理资格的社会采购代理机构（以下统称代理机构）对政府采购档案的收集、归档、管理、使用和销毁等活动。

　　第三条　本办法所称政府采购档案是指财政部门、采购单位和代理机构在政府采购活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图纸、图表、声像等形式的不同载体的记录。

　　第四条　各采购单位和代理机构应依照本办法的规定加强档案管理，并保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。

　　第五条　政府采购档案应按照“谁组织采购，谁负责归档”的原则进行。代理机构组织的采购由代理机构负责归档，其中采购文件、评审报告及供应商的采购响应文件正本等相关资料应同时报送采购单位存档，副本由代理机构规范整理后保存备查；集中采购机构组织的采购档案资料正本由集中采购机构存档；分散自行组织的采购由采购单位负责归档。

　　第六条　各级财政部门负责政府采购档案工作的管理、指导、监督和检查，并接受同级档案行政管理部门的监督和指导。

第二章　归档范围

　　第七条　政府采购档案的归档范围包括：

　　（一）政府采购计划文件材料

　　1.采购计划申报下达表；

　　2.采购预算和资金构成材料；

　　3.财政预算投资评审报告；

　　4.采购需求清单或需求说明和资料。

　　（二）政府采购前期准备及采购文件材料

　　1.委托代理协议书或合同；

　　2.变更采购方式申请的审批意见；

　　3.采购进口产品的申请审批意见；

　　4.采购领导小组成员名单，不包括评审专家；

　　5.供应商抽取（邀请）名单；

　　6.标前会议纪要；

　　7.采购人对采购文件的确认记录；

　　8.采购文件，包括有关文件、资料、样本、图纸等；

　　9.供应商领取采购文件的记录；

　　10.已发出采购文件的澄清或修改的文件；

　　11.采购信息公告刊登的媒体资料；

　　12.供应商资格预审情况报告；

　　13.项目标底或预算材料。

　　（三）政府采购开标（谈判、询价）文件材料

　　1.投标（谈判、询价响应）文件正本及声明，包括有关文件、资料等；

　　2.在采购截止时间前，供应商对递交的投标（谈判、询价响应）文件进行补充、修改或撤回的记录；

　　3.接受供应商投标（谈判、询价）的记录；

　　4.开标（谈判、询价）一览表；

　　5.公证文书；

　　6.开标（谈判、询价）过程有关记录，包括采购项目样品送达记录；

　　7.开标（谈判、询价）过程中其他需要记载事项的材料。

　　（四）政府采购评审文件材料

　　1.抽取评审专家审批单、抽取名单和评审专家签到表；

　　2.评标委员会（谈判、询价小组）成员签到册及现场监察、监督人员签到册；

　　3.评标委员会（谈判、询价小组）工作文件和有关资料，如评标办法、评标细则、评标纪律等；

　　4.工作人员对评审过程的记录 ；

　　5.评审专家评审记录及格式文本；

　　6.供应商的书面澄清材料；

　　7.废标报告及处理意见；

　　8.现场监察、监督人员签字记录。

　　（五）政府采购中标（成交）文件材料

　　1.中标（成交）侯选供应商排序表；

　　2.采购单位对评标委员会（谈判、询价小组）的评审报告的审定意见；

　　3.依法变更采购结果的记录；

　　4.中标（成交）通知书；

　　5.采购结果公告记录。

　　（六）政府采购合同文件材料

　　1.政府采购合同。

　　2.采购人和中标（成交）供应商依法补充、修改、中止或终止合同等相关记录；

　　（七）政府采购验收及结算文件材料

　　1.政府采购项目验收报告；

　　2.采购项目财政结算评审报告；

　　3.发票复印件及附件

　　4.固定资产登记单；

　　5.委托政府采购代理机构采购项目完成报告单；

　　6.项目验收、抽查报告和有关资料；

　　7.验收、抽查结果处理意见。

　　（八）其他文件材料

　　1.评审报告；

　　2.争议或纠纷处理结果；

　　3.供应商质疑材料、处理过程记录及答复；

　　4.供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定；

　　5.其它需要存档的资料。

　　上述内容如全部涉及则应按要求全部列示，如只涉及部分内容，则列示涉及部分内容

第三章　归档与保管

　　第八条　各代理机构应指定专人负责政府采购档案的管理，并建立岗位责任制度。

　　第九条　政府采购合同签订后三个月内或项目竣工验收后一个月内，由项目经办人员或责任人将该采购项目的全套文件材料进行收集整理后交档案管理人员归档。

　　第十条　政府采购档案的归档要求

　　（一）档案内容齐全完整；

　　（二）档案规格统一，文件、资料用纸规格一律采用国际标准A4纸（工程图纸可根据具体情况确定）；

　　（三）档案原则上使用原始件，不可用复印件替代；

　　（四）政府采购档案中的签名、印鉴手续齐全，首页应列有“政府采购档案目录”，档案资料每页编印页码；

　　（五）档案的整理应符合国家有关档案规范标准，便于保管和利用。

　　第十一条　档案管理人员应按照归档内容要求，负责收集、整理、保管、利用，确保政府采购档案完整、规范、安全。

　　照片、光盘、磁盘等特殊载体档案应按有关规定与纸质档案同步归档，单独保存。

　　第十二条　政府采购档案以采购项目为单位组卷，文件材料按照政府采购工作流程排列，依次为项目预算及计划文件、项目采购准备文件、项目开标（谈判、询价）文件、项目评审文件、采购结果文件、项目采购合同文件、项目验收文件及其它文件资料。代理机构应将以上所有档案资料扫描成电子档案报同级财政部门备案。

　　第十三条　代理机构保存的政府采购档案（包括电子文档）保管期限应从采购结束之日起不少于十五年；采购单位保存的政府采购档案（包括电子文档）保管期限为永久。

　　第十四条　采购单位和代理机构因合并、撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的政府采购档案，应按档案管理的有关规定移交相关部门。

　　代理机构因故合并的，移交新成立机构；代理机构撤销、解散、破产或其他原因终止的，移交同级财政部门。

　　采购单位因故合并、撤销、解散或其他原因终止的，按照《档案法》或有关规定移交有关单位或同级档案馆。

第四章　利用与销毁

　　第十五条　各级财政部门、采购单位和代理机构应当建立健全政府采购档案查阅、复印和外借制度及台账，除法律另有规定外，未经档案管理人员审核并经单位负责人批准，不得擅自查阅、复印或外借政府采购档案。

　　第十六条　档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。

　　第十七条　政府采购档案管理人员工作变动时，应按规定办理档案移交手续，并经单位负责人签字确认。

　　第十八条　保管期满的政府采购档案，应按以下程序销毁：

　　（一）档案管理人员提出档案销毁清单及销毁意见，并登记造册；

　　（二）销毁意见报单位负责人审核后，报同级财政部门审批，同时报同级档案行政管理部门备案；

　　（三）销毁政府采购档案时，应邀请同级财政部门人员参加现场监销；

　　（四）销毁政府采购档案前，档案保管单位和参加现场监销人员，应认真核对清点销毁的档案，销毁后应在销毁清册上签名。销毁清册由销毁单位归档。

第五章　监督责任

　　第十九条　采购单位和代理机构应当主动接受财政、档案行政管理部门对政府采购档案的检查。

　　第二十条　采购单位、采购代理机构违反《中华人民共和国政府采购法》的规定隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的，由财政部门依据《中华人民共和国政府采购法》规定予以处罚。　

　　第二十一条 采购单位和代理机构有下列行为之一的，依据《中华人民共和国档案法》相关规定由县级以上人民政府档案行政管理部门责令整改或予以处罚；

　　（一）将政府采购活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有、拒绝归档的；

　　（二）涂改、损毁政府采购档案的；

　　（三）档案管理人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成政府采购档案损失的。

第六章　附则

　　第二十二条　本办法由常德市财政局负责解释。

　　第二十三条　本办法自印发之日起施行。